Кадровое агентство ведёт десять клиентов, у каждого по три-пять вакансий, каждая размещена на двух-трёх площадках. Это 60–150 размещений с датами выхода и снятия. В таблице это выглядит нормально ровно до момента, когда за одно продление никто не отвечает и вакансия исчезает с hh.ru в разгар подбора.
Три признака, что таблица больше не справляется
Первый: вопрос «что истекает на этой неделе» требует фильтра, сортировки и пяти минут. Значит, его задают реже, чем нужно.
Второй: у одной вакансии несколько строк — по площадкам — и статусы у них разъехались. На hh.ru продлили, на SuperJob забыли.
Третий: два рекрутера правят один файл, и кто-то затирает чужие изменения. Или файлов уже два, и никто не знает, какой актуальный.
Что должно быть в учёте
- Доска на клиента. Все вакансии одного клиента в одном месте, чтобы отчёт ему собирался за минуту.
- Размещение как отдельная запись: вакансия, площадка, ссылка, дата выхода, дата снятия, ответственный. Не «вакансия», а именно «вакансия на площадке».
- Статусы, которые двигаются: запланировано → размещено → продлить → снято. Когда до снятия три дня — размещение само уходит в «продлить».
- Подсветка сроков. Жёлтым — истекает, красным — просрочено. Без фильтров, сразу на экране.
- Календарь. Кто ведёт много размещений, планирует по датам, а не по спискам.
Чего там быть не должно
Автопубликации на площадки. Это отдельный класс сервисов, они дорогие и ломаются при каждом изменении API площадок. Учёт — про контроль: что где висит и что пора продлить. Публикует рекрутер, как и раньше. Так инструмент стоит дёшево и не зависит от чужих изменений.
С чего начать
Перенесите текущий месяц: только активные размещения, только с датами снятия. Это займёт полчаса. Через неделю посмотрите, сколько продлений система подсветила сама — обычно это и есть аргумент.
Мы собрали такой учёт в Boards Control: доски, размещения, календарь, канбан по статусам и экспорт в CSV для отчёта клиенту. Демо открывается без регистрации.